解放双手：Word自动宏应用重点攻略

　　【捍卫者导读】一般的用户都没有用到Word自动宏工具，其实这个工具可以给我们带来更高的工作效率，把一些重复的操作变成自动应用，而不需要每次使用Word时都去重复劳动，这样就把我们的双手解放出来，去思考更重要的工作。

　　了解Word宏

　　如果需要在Word中反复进行某项工作，那就可以利用宏来自动完成这项工作。在Word中，宏是一系列组合在一起的Word命令和指令，它们形成了一个命令，以实现任务执行的自动化。你可以创建并执行宏(宏实际上就是一条自定义的命令)，以替代人工进行的一系列费时而单调的重复性Word操作，自动完成所需任务。

　　在默认情况下，Word将宏存储在Normal模板内，这样每个Word文档都可以使用它。如果需在单个文档中使用宏，则可以将宏存储在该文档中。

　　Word提供的自动宏

　　在创建宏时，通过为一个宏赋予某个特殊的名称，就可以在执行某项操作(如启动Word或打开一个文档)时自动运行它，该类宏被称为自动宏。Word提供的自动宏及其运行条件见表1。与其他宏一样，自动宏也可以保存于Normal模板、其他模板或文档之中。但是要让自动宏自动运行，则它必须位于活动文档的Normal模板中，或活动文档选用的模板中。AutoExec宏是个例外，它只有存储于Normal模板、通过“模板和加载项”对话框全局加载的模板、或由“Startup”文件夹指定的文件夹中的全局模板中，才可自动运行。在命名冲突的情况下(多个自动宏名相同)，Word将运行上下文中最近的自动宏。

　　表1

　　表1宏名运行条件

　　autoexec启动word或加载全局模板时

　　aotonew每次新建文档时

　　autoopen每次打开已有文档时

　　autoclose每次关闭文档时

　　autoexit退出word或卸载全局模板时

　　有时，或许你不希望运行自动宏，这时请按住Shift键就可以终止自动宏的运行。具体方法是:单击“文件”→“新建”，然后按住Shift键，单击“确定”按钮，并且在显示新文档之前一直按住Shift键。如果运行一个宏时有可能触发自动宏，可用下列指令终止自动宏的运行：WordBasic.DisableAutoMacros。

　　创建需要的自动宏

　　在Word提供的五个自动宏中，AutoExec宏会在每次启动Word时被自动执行，所以我们只要赋予该宏打开上次编辑文档的功能，则可实现让Word启动后自动打开最近编辑过的文档了。创建该AutoExec宏的步骤如下：

　　1.单击“工具”→“宏”→“录制新宏”，在“宏名”框中键入宏的名称，在此我们键入“AutoExec”;在“将宏保存在”框中，单击要用来保存宏的模板或文档，自然我们应选择“所有文档(Normal.dot)”;在“说明”框中，键入对宏的简单说明(如图1)。

　　图1

　　2.如果不想将宏指定到工具栏、选单或快捷键上，请单击“确定”按钮开始录制宏。如果要将宏指定到工具栏或选单上，请单击“工具”→“自定义”→“命令”选项卡，再单击“命令”框中正在录制的宏，并将其拖动到所需的工具栏或选单中，单击“更改所选内容”按钮，在“命名”框中输入一个易于记忆的名字，按下回车键，按“关闭”按钮开始录制宏。如果要给宏指定快捷键，请单击“键盘”按钮，然后单击“命令”框中正在录制的宏，在“请按新快捷键”框中键入所需快捷键，再单击“指定”按钮，按“关闭”按钮开始录制宏。

　　当然对于自动宏来说，加到工具栏或选单中，或者指定快捷键并不重要，但对于一般的宏而言却是提供简便运行方式的好方法。

　　3.单击以打开“文件”下拉选单列表，然后在选单中列出的最近使用过的文件列表中，单击第一个文件(如图2)。如果“文件”选单中未列出最近使用过的文件，请单击“工具”→“选项”→“常规”→“列出最近所用文件”复选框，然后在“个”框中输入需要在“文件”选单中显示最近用过的文档的个数，单击“确定”按钮。

　　图2

　　4.指向“工具”→“宏”，单击“停止录制”命令，或者单击录制宏工具栏中的“停止录制”按钮。

　　这之后，只要启动Word，则系统会自动打开上次退出Word时最后编辑的文档，但插入点并没有移到上次关闭该文档时插入点所在的位置。为此，我们应再创建一个AutoOpen宏，并赋予该宏插入点移到上一编辑处的功能。该宏的录制过程是：重复上述1、2步骤，不过需要把其中的“AutoExec”改为“AutoOpen”，然后按下Shfit+F5组合键，该组合键的作用就是把插入点移到上一编辑位。最后，单击录制宏工具栏中的“停止录制”按钮，以结束宏录制工作。

　　编辑宏

　　实际上，如果Word文档中已存在AutoExec或AutoOpen宏，在不想以新录制的宏替换原有宏的情况下，我们只需对原有的这两个宏进行编辑，在宏中增加相应的指令即可。

　　编辑AutoExec宏的方法是：单击“工具”→“宏”，在“宏的位置”下拉列表框中，选择“所有的活动模板和文档”;在“宏名”列表框中，单击“AutoExec”宏，然后单击“编辑”按钮，打开“MicrosoftVisualBasic”编辑窗口。

　　在“代码窗口”，于Autonew宏中，加入如下指令：

　　RecentFiles(1).Open(请注意：“(1)”中是数字而非字母)

　　同理，也在AutoOpen宏中，加上如下一行指令：

　　Application.GoBack

　　单击“文件”→“保存Normal”保存对该宏的修改。

　　删除宏

　　单击“工具”→“宏”，在“宏的位置”下拉列表框中，选择要删除的宏所在的位置，在“宏名”列表框中，单击要删除的宏，然后单击“删除”按钮。系统弹出一个对话框，询问“是否删除宏×××?”，单击“是”按钮，则选中的宏被删除。

　　后记：在实际应用中，我们可以用Word自动宏干一些我们不必要的无意义操作，可以把一些需要自动实现的工作交给Word自动宏这位得力的助手，这是用Word为我们提供的强大功能，为什么不把它使用起来呢？

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