三、巧用索引功能快速查找信息

　　为了实现快速查阅文档信息，大家可以使用索引功能，将文档中的主要关键字或各种概念摘录下来，分别标明它们的出处以及页码，并且按一定次序分条排列，以供日后方便查阅信息。下面我们就一起来看看如何具体使用Word XP的索引功能：

　　1、要是使用索引功能来快速查找信息之前，大家首先应该来标记文档中的重点名词、概念之类的索引项，索引的提出可以是文档中的一个地方，也可以是文档中相同内容的所有地方；

　　2、要是大家标记了书中同一内容的所有索引项的话，就可选择一种索引格式并编制完成，这样的话程序将收集索引项，并按照字母的顺序来排序、引用页码，同时会自动查找并删除同一页中的相同项，接着在文档中显示索引内容；

　　3、比方说，要是大家想标记文档中的“抗击非典”的话，可以先用鼠标选中文档中的“抗击非典”四个字，接着用鼠标执行“插入”菜单项下面的“索引和目录”命令，在随后打开的对话框中，将“标记索引项”项选中；当程序打开下一个对话框时，大家再用鼠标选择“标记”，最后单击“关闭”按钮，此时文档中的“抗击非典”后面就会自动出现“{XE "抗击非典"}”的标志，用鼠标单击工具栏中的“显示/隐藏”按钮，就能把这标记显示或隐藏出来；

　　4、要是大家想把本文档中所有的出现“抗击非典”的地方都索引出来的话，那么大家在程序打开第二个对话框时，用鼠标执行“标记全部”命令，那么文档中凡出现“抗击非典”的地方都会被标记出来。并且对于索引的格式，大家可以任意选择，也可以选择“笔划”或“拼音”的两种排序方式，在缺省状态下是按“笔划”来排序的；

　　5、当完成前面的索引标记后，大家就可以提取所标记的索引了，具体的方法是先把鼠标移到文档的最后，接着用鼠标单击“插入”菜单项，从打开的下拉菜单中执行“索引和目录”命令，这样一个索引就会自动出现在鼠标指针处了；

　　6、要是大家事先选择的是“标记全部”命令选项的话，那么索引会标记出大家所索引的某个词都出现在哪一页上。一个索引词在同一页中出现多次，索引为节省页面，只会标记一次，并按笔画或拼音进行了排序，这样大家就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了；

　　7、要是大家要对生成的的索引格式进行编辑调整的话，就可在索引对话框中对有关内容进行选择、自定义或更改。通过选择相应的标签选项，选择不同的索引格式；

　　8、倘若大家要将@、＊、￥之类的特殊符号标记为索引项的话，那么首先选定文档中的单个符号，接着执行索引命令，在随后打开的对话框中，将“主索引项”框选中，然后随此符号键入“;#”字符，最后用鼠标单击“标记”按钮；

 　　9、在进行编制索引时，Word XP会将符号放在索引的开始部分；要是所选索引格式包含用于字母组的标题，那么符号将归为一组，放在数字标志#标题之下；大家既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其他标题来替换它；

　　10、倘若进行了索引操作后，突然又对文档的内容进行了修改，那么以前的原索引就不准确了，此时大家需要更新索引，具体的方法是在要更新的索引中单击鼠标，再按下键盘上的F9键，这样就能完成更新索引了，不过大家要注意的是以前的索引或添加的格式就会消失了；

　　11、倘若大家遇到索引的页码与文档中的页码不相符的情况时，可以用鼠标单击索引后，再直接按键盘上的F9键，程序就能自动对其进行更新；

　　12、要是进行了索引之后，文档中显示XE或TA域等的隐藏文字的话，那么大家可以单击工具栏中的“显示/隐藏”按钮来将它隐藏起来，再进行更新索引操作；要是文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符的话，那么大家可以删除隐藏文字格式，再进行更新索引操作。

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